כלל ראשון:
ראשית, להבין עם עצמי מה בדיוק אני צריך ויכול שמישהו יעשה עבורי, כלל שאדייק עם עצמי מה בדיוק אני צריך ומה חשוב לי יותר או פחות ככה אוכל למצוא בקלות רבה יותר את נותן השירות האידיאלי עבורי. מומלץ לייצר כמו רשימת מכולת של ציפיות ומשימות שהייתי רוצה להעביר הלאה.
כלל שני:
מתוך הרשימה שייצרנו ניתן לייצר רשימת דרישות, מיומניות נדרשות ותכונות אופי אשר יאפיינו את נותן השירות. לדוגמא: אם בעסק שלי יש הרבה מאוד התעסקות עם דוחות ומספרים אגדיר מרשימת הדרישות שאני אצטרך מישהו עם ידע וחיבה למספרים, לעומת זאת עם מתוך רשימת הדרישות עולה כי יש הרבה מאוד אינטראקציה ושירות ללקוחות ברשימת הדרישות שלי אצטרך מישהו שטוב עם אנשים, שנהנה מהתקשורת והאינטראקציה, בכל יכולות וורבליות גבוהות.
כלל שלישי:
סקר שוק – סקר שוק יכול להיות דבר מאוד טוב ואף מומלץ לעשות אך יכול גם מאוד לבלבל. קיים הצע מאוד גדול בשוק ואיך אומרים ? מרוב עצים לא רואים יער. חשוב לעשות סקר שוק ממוקד עם שלוש עד ארבע חברות לכל היותר. על מנת באמת לבחון לעומק את ההצעות וההבדלים בניהם ולייצר תהליך מיון אפקטיבי אשר ישרת אותנו בבחירת נותן השירות.
כלל רביעי:
תנאי התקשרות: לעיתים אנו לא נותנים מספיק תשומת לב לשלב הכי קריטי ביחסים והוא הסכם ההתקשרות, הגדרת הדברים בצורה גלויה ומסודרת. חשוב מאוד בשלב זה להתייחס לתנאי התשלום, זמני עבודה, זמן תגובה, עידכונים שוטפים וכל דבר אחר ונוסף שחשוב לכם שיתבצע ויש להגדירו בצורה מפורטת. דבר נוסף ומאוד חשוב בהקשר זה הוא סיום התקשרות. אך אחד לא רוצה לחשוב בשלב זה של היחסים על הרגע בו ניפרד, אך מצב זה עלול לקרות, וחשוב מאוד להסדיר כבר במעמד זה את הכללים והחוקים בהקשר של פרידה. יש לתת דגש על :תהליכי שיתוף מידע, העברת חפיפה ולימוד בסיום התקשרות למחליף, בעלות על חומרים שנצברו במהלך העבודה ( קבצים ועוד).
לסיכום:
עוזרת אישית וירטואלית יכול להוות משאב נהדר לכל עסק.
בחלק מהמקרים, עסקים מתקשרים עם עוזרים וירטואליים לפרויקטים לטווח הקצר. במקרים אחרים עסקים בחרו לעבוד עם שירותי משרד חיצוניים לאורך כל חיי העסק.
לא משנה מה הצורך הספציפי שלך, DHO שירותי משרד יכול להוות יתרון גדול לעסק שלך.
